Ideias de Gestão

Ideias, conceitos e reflexões relacionadas à gestão de TI, gestão de pessoas, inovação, aprendizado organizacional e melhoria contínua. Para quebrar o gelo, ocasionalmente o blog inclui artigos com curiosidades e dicas de música.

Pouco urgente e muito importante

Urgência e Importância

Com a revolução industrial e posterior evolução dos computadores, havia uma ideia de que a tecnologia e a automação iriam facilitar a vida da gente. Talvez uma ideia ingênua de robôs fazendo o nosso trabalho enquanto podíamos ficar no bem bom em atividades mais nobres, pensando na estratégia da empresa, lendo livros, exercitando, consumindo e produzindo arte.

Mas a tecnologia evoluiu, de forma extremamente rápida e para caminhos imprevisíveis que nunca vimos no desenho dos Jetsons. O efeito foi exatamente o contrário. Temos informações, novos canais de comunicação e ferramentas que permitem fazermos tudo mais rápido. A velocidade aumentou. A tecnologia possibilita que nossa rotina seja muito mais dinâmica e massacrante que antigamente, já que temos condições de fazer muito mais coisas em muito menos tempo.

A partir da enxurrada de demandas do dia a dia, como organizar, priorizar e executar de forma a sermos efetivos na geração de resultados? Como executar as tarefas de curto prazo, mas não deixar que os planos de longo prazo sejam indefinidamente postergados?

Stephen Covey escreveu o livro “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”. O título é bobinho, parece mais um daqueles livros de auto ajuda mas é um belo best seller de gestão.

Esse livro traz uma ideia interessante de priorização e organização das nossas atividades e demandas. Ele classifica nossas atividades nos critérios de urgência e importância. Toda atividade pode ser classificada em um dos 4 quadrantes:

1. Muito Urgente e Muito Importante
Esse é o quadrante da crise e de apagar incêndios. O ERP caiu, a prefeitura foi plantar uma árvore e cortou a fibra óptica do link principal da empresa, chegou o deadline de entrega do projeto, o chefe pediu um relatório para hoje no final do dia, hoje vence o IPTU, o ralo entupiu e alagou o apartamento. É urgente e importante, tem que ser feito e resolvido o mais rápido possível. Mas é importante refletir se a gente passa o dia inteiro nesse quadrante. O que pode ser feito para eliminar algumas crises e ter mais controle sobre as atividades diárias? Veremos à frente.

2. Muito Urgente e Pouco Importante
Essas são as atividades que podem agregar valor para alguém mas não para você. O celular toca o dia inteiro com gente pedindo para enviar materiais de apoio para ajudá-los, liberar o acesso ao youtube, colocar uma nova tela de fundo para a campanha de comunicação interna que começa amanhã. O e-mail pipocando, normalmente com solicitações que não são importantes para o seu trabalho e sua missão. Tente se dedicar o mínimo possível a essas atividades, delegue, deixe os materiais de apoio na intranet, e, se possível, diga não. Se tiver que fazer, procure comprometer o mínimo de tempo possível.

3. Pouco Urgente e Pouco Importante
As atividades pouco urgentes e pouco importantes tomam um tempo danado e não agregam valor às nossas vidas. A gente gasta horas por dia vendo novela, acompanhando a sexta temporada do seriado, assistindo o paredão do Big Brother ou lendo revista de fofoca para saber quem está com quem e quem terminou com quem. Reduza ao máximo essas atividades. Vá fazer algo que agregue algum valor, seja em seus relacionamentos, cultura, conhecimento ou novas oportunidades.

4. Pouco Urgente e Muito Importante
Essas são as atividades que, pelo fato de serem pouco urgentes, são frequentemente postergadas. Muitas vezes são postergadas definitivamente e trazem aquela sensação de que algo ficou para trás na vida da gente. Curtir a família. Nutrir relacionamentos. Buscar novas oportunidades (dentro ou fora do trabalho). Ver um bom filme. Ler um bom livro (principalmente aqueles de conhecimento pouco perecível). Escrever um livro. Dedicar-se a um hobby (estou gravando o meu segundo disco!). Fazer exercícios. Fazer um controle alimentar. Estudar. Fazer um curso. Resolver de forma definitiva os problemas dos quadrantes “muito urgentes”. E por aí vai. É o quadrante do longo prazo, que nos traz a luz no fim do túnel frente à rotina massacrante, que nos dá a perspectiva de novas oportunidades.

Vale a pena pensar o quanto a gente gasta nas atividades pouco urgentes e muito importantes e o quanto a gente passa na nossa vida na frustrante rotina de apagar incêndios.

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2 comentários em “Pouco urgente e muito importante

  1. Vivaldo
    abril 13, 2013

    Na minha vivencia tanto na empresa como na vida pessoal percebo que realmente tendemos a não pensar dessa forma. No dia a dia de uma empresa nao se ouve falar em Gerenciamento de Risco, por isso muitos problemas acabam no quadrante muito importante e muito urgente, ou seja, caos, correria e falta de qualidade. Quando observamos as boas praticas de Gerenciamento de Projetos percebemos que muitas atividades podem ser previstas o que evita vivermos apagando incendios.

  2. Pingback: Fazendo as coisas acontecerem | Ideias de Gestão

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Publicado às abril 11, 2013 por em Gerenciamento do tempo e marcado , , .

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