Ideias de Gestão

Ideias, conceitos e reflexões relacionadas à gestão de TI, gestão de pessoas, inovação, aprendizado organizacional e melhoria contínua. Para quebrar o gelo, ocasionalmente o blog inclui artigos com curiosidades e dicas de música.

Fazendo as coisas acontecerem

building blocks

Caixa de e-mail pipocando, deadlines de projetos, incêndios, relatórios, atividades burocráticas, acompanhamento da equipe, demandas “fura-fila” do chefe, atendimento a clientes, compromissos familiares, networking, etc, etc, etc…

No post “pouco urgente e muito importante”, tratei do aumento da velocidade do dia a dia que a tecnologia da informação e telecomunicações gerou, e o consequente aumento de coisas que temos que fazer durante o dia. Chega a ser massacrante e angustiante. E também frustrante. Tentamos ser multi-tarefas e não conseguimos. Acabamos deixando sempre alguma coisa para trás e comprometendo as nossas expectativas e as dos outros também. E nossa cabeça vive cheia, remoendo tudo o que precisamos fazer e tentando lembrar se falta algo.

No post citado, tratei da análise de urgência e importância das nossas atividades e como priorizar e agir a partir dessa classificação. Esse post é complementar ao tema. Gostaria de compartilhar com você uma metodologia de aumento de produtividade que estou experimentando e colhendo excelentes resultados. A metodologia é chamada “Getting Things Done”, ou GTD, criada por David Allen e apresentada no livro “Getting Things Done: The Art of Stress-Free Productivity”. A partir da minha experiência, o que posso dizer é que nada fica para trás e nos traz mais controle e a sensação de dever cumprido. Mas é necessário ter bastante disciplina.

É uma metodologia bem simples e de fácil aplicação prática. O princípio básico é que temos um grande volume de coisas que precisamos fazer, e essas coisas ficam na nossa cabeça como loops abertos. A cabeça da gente fica a mil porque podemos esquecer de algo, e isso gera stress.

A metodologia se baseia nos seguintes estágios:

No estágio de coleta, devemos capturar tudo que devemos fazer ou que passa por nossa cabeça e potencialmente pode gerar uma ação. Tudo. Finalizar o orçamento. Fazer a apresentação para a reunião. Verificar como está andando a contratação do novo link. Fazer um follow-up com o cliente. Ir à apresentação do filho na escola. Comprar leite. Cortar o cabelo. Alinhar o carro.

A coleta deve ser feita preferencialmente em um único repositório. Eu uso o celular. As anotações são feitas em uma “caixa de entrada” e podem ainda estar abstratas ou pouco definidas. É uma atividade mecânica, não é necessário refletir muito sobre qual será a ação resultante dessa anotação. A partir da atividade da coleta, liberamos a nossa mente de ficar mastigando, remoendo e tentando lembrar de tudo. Eliminamos os “loops abertos”. Comigo funciona, esvazia a cabeça e reduz o stress.

Os estágios de processamento e organização são executados de uma a duas vezes por dia. É um momento de concentração, e o objetivo é esvaziar as “caixas de entrada” e transformar em ações a serem executadas. As caixas de entrada são todas as anotações que foram coletadas e também a caixa de e-mail.

A partir de cada e-mail ou anotação da caixa de entrada, verifique se é necessário tomar alguma ação. Se a resposta for não, há 3 alternativas: (1) jogue no lixo, (2) guarde como referência (por exemplo um email da empresa apresentando a nova regra de viagens) ou (3) guarde para “algum dia, quem sabe” (por exemplo um email divulgando um curso de fotografia que te interessou).

Se a resposta for sim (é necessário tomar uma ação), verifique se essa ação pode ser executada em menos de 2 minutos – aprovar um pedido de compra, reservar uma sala de reuniões, etc. Se sim, faça já e elimine essa pendência.

Se a ação demandar mais tempo e puder ser delegada, delegue a ação, marcando-a como “aguardando” e definindo uma data para o follow-up. Se não puder ser delegada, programe para uma lista de próximas ações ou coloque em uma data futura, em um calendário. Há algumas ações que fazem parte de um contexto de “projeto”, isto é, uma ação que haverá desdobramentos para chegar ao resultado final. Associe essas ações ao projeto e coloque-as na lista de próximas ações ou no calendário.

No estágio de execução: Mãos à obra! Você já definiu, de forma objetiva e realista quais são as próximas ações a serem feitas. Disciplina e comprometimento são essenciais. Já experimentei dias com mais de vinte ações em minha lista e tiquei uma a uma até o final do dia. É uma ótima sensação de perceber o aumento significativo de eficiência e produtividade.

O estágio de revisão consiste em repassar as ações pendentes, passadas e futuras e avaliá-las de forma crítica a partir das prioridades e dos objetivos de curto, médio e longo prazos. Revise as ações dos projetos verificando se estão garantindo a convergência. Revise as ações no status “aguardando” e verifique se estão sendo postergadas indefinidamente e se é necessária alguma ação adicional. Revise as ações “algum dia, quem sabe” e verifique se já chegou o momento para virar realidade. É um momento de reflexão. Avalie se suas ações só servem para apagar incêndios, se há ações para reduzir os incêndios e se há ações alinhadas com suas visões de longo prazo.

Estou fazendo toda coleta, processamento, organização e revisão através do app “DGT GTD”, que roda em meu celular Android. O aplicativo é 100% aderente à metodologia, ágil e de facílima utilização. Além de ser gratuito.

DGT GTD 1

Antes de comprar o livro, meu primeiro contato com o GTD foi através desse vídeo em portugês do Daniel Burd. Dura uma hora e descreve de forma bem didática a metodologia.

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