Ideias de Gestão

Ideias, conceitos e reflexões relacionadas à gestão de TI, gestão de pessoas, inovação, aprendizado organizacional e melhoria contínua. Para quebrar o gelo, ocasionalmente o blog inclui artigos com curiosidades e dicas de música.

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Como um bom engenheiro, um dia ia acabar publicando um post com uma equação. Mas é uma equação super simples. Aliás, não me lembro de ter aplicado uma integral ou mesmo uma derivada em minha vida profissional… A equação é a Lei de Little, utilizada em engenharia de produção ou teoria de filas, e diz o seguinte:
Estoque = tempo de processamento X taxa de entrega
Essa equação é simples mas importante na gestão de qualquer operação. Parece óbvia mas muitas vezes projetos desandam, a qualidade de atendimento piora simplesmente porque as dependências descritas pela Lei de Little não são bem dominadas.

O tempo de processamento é o tempo gasto desde a criação de uma determinada demanda até a demanda ser entregue. A taxa de entrega é o quanto o processo consegue entregar em um determinado período de tempo: chamados / mês, pizzas / hora, e por aí vai. E o que é o estoque? Em uma fábrica é o material pendente de ser processado, ou o work in progress. Em um departamento de TI, por exemplo, são os projetos ainda não finalizados, as demandas pendentes, os chamados em aberto. Em uma tesouraria, são as contas a pagar, e assim por diante. A lei de Little fala que o aumento de estoque piora a taxa de entrega. Fala também que, se a demanda (ou o estoque) continuar a mesma e o tempo de processamento melhorar, a taxa de entrega melhora.

E como aplicar essa lei no dia a dia de um negócio? Algumas ideias a seguir.

1. Otimizar o estoque: o aumento da demanda piora o tempo de resposta. A ideia é racionalizar a geração de demanda. Muitos chefes trabalham com aquele ditado popular de que “carro de boi pesado é que canta”. Sem uma visão clara de prioridades, acabam gerando demandas excessivas para a equipe somente para garantir que não haverá ociosidade. Não há uma visão clara de urgência e importância. O efeito: atraso na entrega de projetos e demandas críticas porque o tempo de resposta foi prejudicado por uma avalanche de demandas menos críticas. Outra forma de otimizar o estoque é reduzir a necessidade de demanda. Por exemplo, gerar um autoatendimento eletrônico que evita que a demanda seja atendida pelo processo convencional. Eliminar um problema na causa raiz para que a demanda pare de existir.

2. Otimizar o tempo de processamento: as empresas deveriam trabalhar com obsessão por convergência das demandas pendentes. Muitas vezes é difícil sair dos 99%. Está quase, só falta uma coisinha. E as pendências têm um efeito perverso no tempo de processamento. É importante buscar a simplicidade nos processos. Enxugar os processos. Avaliar se há atividades que não geram valor agregado, que não geram transformação. Empresas com estilo centralizador que obrigam executar fluxos de aprovação para tudo geram um enorme entrave no tempo de processamento. Outro perigo são as culturas de baixa colaboração entre as áreas de negócio. Quase todos os processos dependem de mais de um departamento, e se não houver um apoio verdadeiro entre as áreas, há uma frustrante sensação de que as coisas não estão andando e uma procriação de bodes expiatórios por toda a empresa.

3. Melhorar a taxa de entrega: Normalmente é uma ação de aumento de músculo. Melhorar a taxa de entrega através do aumento da capacidade, aumentando a equipe. Se não é possível otimizar o estoque e/ou o tempo de processamento, a saída é contratar mais gente. Outra forma de aumentar a capacidade é através da automação dos processos, normalmente através de uma iniciativa de TI, algum sistema que irá substituir uma atividade manual custosa. Isto é, mais uma demanda para a TI gerenciar seu tempo de resposta…

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